A 13 dias para a entrada em vigor do  Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para empresas com faturamento inferior a 78 milhões de reais ano, apenas 9% dos empreendedores se dizem preparados para as mudanças, conforme pesquisa realizada pela consultoria Sage. A partir de 1º julho, cerca de de 4,8 milhões de micro e pequenas empresas (MPEs) e 7,2 milhões de microempreendedores individuais (MEIs) deverão estar integrados ao novo sistema do governo federal.

O eSocial vai unificar a base de recebimento de dados trabalhistas, previdenciários e tributários, permitindo o cruzamento de dados, bem como a eliminação gradual de inúmeras obrigações acessórias atreladas à contratação de colaboradores, sejam estes com vínculo empregatício ou não.

A comunicação dessas informações será feita entre empresas, órgãos e entidades do governo federal, entre eles Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência Social (MPS), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e a Receita Federal.

“A primeira etapa do eSocial, que já está em vigor, englobou as grandes empresas, com faturamento superior a 78 milhões de reais. A partir de julho, vale para todas as demais corporações, mas ainda é pequeno o número de firmas que já estão preparadas para atender às novas exigências”, diz o vice-presidente da unidade de negócios accountants da Sage Brasil,  Elton Donato, ao lembrar que a multa para quem não se adequar às novas regras pode chegar a 230 mil reais.

O e-social substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, eliminando a redundância nas informações prestadas por pessoas físicas e jurídicas. Pelo novo sistema, será possível reduzir tempo e custos da área contábil das empresas na execução de 15 obrigações.

De acordo com relatório do Banco Mundial, são necessárias cerca de 2.600 horas por ano para uma empresa pagar tributos no Brasil, ante 176 horas por ano na média dos países da Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE).

“O sistema integra os processos, possibilita o registro imediato das informações, como por exemplo a contratação de um empregado, e disponibiliza instantaneamente os dados aos órgãos competentes. O objetivo é reduzir a burocracia e aprimorar a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias”, afirma o analista do Sebrae Minas, Haroldo Santos.

Se por um lado as implementação do eSocial tende a reduzir a burocracia para as companhias, por outro lado, as firmas devem ter o cadastro dos seus colaboradores totalmente atualizado, porque qualquer divergência pode comprometer a entrega do documento. “Se tiver discrepância de informações, o software não lê os dados e isso dará problema na entrega do documento”, alerta Donato.

Etapas

A primeira etapa da implantação do e-Social terá início em julho, quando os empregadores deverão se cadastrar no novo sistema. Na segunda fase, de setembro a outubro, as empresas deverão enviar informações sobre seus funcionários, como admissões, afastamentos e demissões. Entre novembro e dezembro, a folha de pagamento dos empregados será obrigatoriamente gerada pelo novo sistema.

A partir de janeiro de 2019, as Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) será substituída definitivamente pelo sistema eletrônico e possibilitando o cruzamento de dados dos empregadores com os do governo. Também no início do ano, as empresas deverão enviar as informações sobre a segurança e saúde dos funcionários.

“Vale lembrar que a partir de janeiro de 2019, o processamento e quitação das obrigações rotineiras da empresa para com a administração federal ficará inviável, se ela não se adequar ao novo sistema”, alerta o analista do Sebrae Minas.

Calendário de implantação do e-Social para pequenos negócios:

• 1ª etapa: julho e agosto/2018 –  cadastro do empregador e tabelas.
• 2ª etapa: setembro e outubro/2018 – as empresas empregadoras serão obrigadas a enviar informações dos trabalhadores, como admissões, afastamentos e desligamentos.
• 3ª etapa: novembro e dezembro/2018 – será obrigatório o envio das folhas de pagamento.
• 4ª etapa: janeiro/2019 – substituição do Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada.
• 5ª etapa: janeiro/2019 – transmissão de todos os dados de segurança e saúde do trabalhador deverão ser enviados.